Los 13 criterios que de verdad separan un GMAO que tu equipo usa de uno que queda abandonado a los tres meses. Con la pregunta exacta que conviene hacer en cada demo.
Esta guía la escribimos nosotros, que hacemos un GMAO. No vas a encontrar un ranking acá: los criterios están planteados para que evalúes cualquier alternativa, incluida la nuestra, con las mismas preguntas.
La mayoría de las malas decisiones vienen de comparar funcionalidades antes de definir la operación. Estas tres respuestas descartan solas la mitad del mercado.
¿Ejecutas tú o ejecutan terceros?
Si la mantención la hacen contratistas externos, la funcionalidad decisiva no son las pautas: es cómo el proveedor recibe, ejecuta y cierra el trabajo sin fricción.
¿Cuántos sitios y cuántos activos?
Una instalación con 80 equipos y quince instalaciones con 3.000 son problemas distintos. El segundo caso vive o muere en la carga inicial de datos y en los permisos por sitio.
¿Quién reporta las fallas?
Si los reportes vienen de gente ajena al equipo de mantención (ocupantes, operarios, público), necesitas una vía de entrada sin login. Si no, no.
Agrupados por lo que está realmente en juego en cada uno.
La mayoría de los tickets nacen de alguien que no va a entrar nunca al sistema: un cajero, un operario, un conserje. Si esa persona necesita cuenta y contraseña, los reportes van a seguir llegando por WhatsApp y el software queda a medio usar.
Pregunta en la demo¿Puede alguien sin cuenta reportar una falla? ¿Cómo, exactamente?
Si buena parte de tu mantención la ejecutan terceros, el punto crítico es si pueden recibir la orden, ejecutarla y cerrarla sin instalar una app ni pagar una licencia. Cobrar por usuario a tus proveedores es la forma más rápida de que nadie actualice nada.
Pregunta en la demo¿El contratista ocupa licencia? ¿Qué ve y qué puede hacer sin cuenta?
Salas de máquinas, subterráneos y plantas tienen zonas sin cobertura. Importa si el técnico puede completar la pauta igual y sincronizar después, o si pierde el trabajo.
Pregunta en la demo¿Qué pasa si el técnico pierde señal a mitad de un checklist?
La pregunta que un GMAO tiene que responder es "cuánto llevo gastado en este equipo y conviene reemplazarlo". Eso exige que cada intervención quede colgada del activo, con su costo real, no solo una lista de órdenes cerradas.
Pregunta en la demoMuéstrame la ficha de un equipo con dos años de historial y su costo acumulado.
Muchos sistemas guardan lo que se estimó y nunca lo que se pagó. Sin costo real al cierre, el reporte de gasto por instalación es una ficción.
Pregunta en la demo¿Dónde se registra lo que efectivamente se pagó por esta OT?
Un calendario que manda recordatorios sigue dependiendo de que alguien cree la orden. El preventivo sirve cuando la orden aparece sola, asignada, con su pauta adjunta.
Pregunta en la demo¿La OT preventiva se crea automáticamente o me avisa para que la cree?
Fotos con fecha, checklist completado, firma de quien recibe y PDF descargable. Si operas con SLA contractual o normativa sectorial, esto no es un extra.
Pregunta en la demo¿Cómo se ve el respaldo de un trabajo cerrado hace seis meses?
El precio de lista importa menos que la unidad de cobro. Un sistema barato por usuario se vuelve caro cuando descubres que cada supervisor de turno necesita el suyo, o cuando el cobro escala por activo y tienes diez mil.
Pregunta en la demo¿Qué cuenta como usuario? ¿Qué pasa con mi cuenta si duplico los activos?
El 80% de las implementaciones que fracasan mueren acá. Levantar mil activos a mano no lo hace nadie. Pregunta si la carga masiva viene incluida o si es un servicio aparte.
Pregunta en la demo¿Cómo cargo mis activos actuales y quién hace ese trabajo?
Tu historial de mantención es tuyo. Si solo se puede sacar por un proceso manual del proveedor, estás comprando una dependencia, no un software.
Pregunta en la demo¿Puedo exportar activos, órdenes e historial en CSV yo mismo, hoy?
Suena obvio hasta que aparecen los montos en dólares, las fechas en formato gringo o el soporte en otro huso horario. Si además reajustas contratos por IPC o UF, un sistema que no entiende esas unidades te obliga a llevar una planilla paralela.
Pregunta en la demo¿Maneja UF, IPC y facturación chilena de forma nativa?
No preguntes cuánto dura la implementación, pregunta cuánto falta para cerrar la primera OT real. Si la respuesta se mide en meses, el equipo va a volver al Excel antes de terminar.
Pregunta en la demo¿En cuántos días puedo tener mi primera orden de trabajo cerrada?
Canal de soporte, horario y tiempo de respuesta comprometido. Una operación de mantención no espera al lunes.
Pregunta en la demo¿Cuál es el canal y el tiempo de respuesta comprometido por escrito?
Cómo te venden dice bastante sobre cómo te van a atender después.
| Desconfía si | Buena señal |
|---|---|
| Cobran licencia por cada contratista externo | Los contratistas operan por enlace, sin licencia |
| La demo es un video grabado y no tocas el sistema | Te dan un ambiente de prueba con tus propios datos |
| El precio solo se revela después de una reunión comercial | Los planes y sus límites están publicados |
| La carga de activos se cotiza aparte y sin monto claro | La carga masiva viene definida en el alcance |
| El contrato mínimo es de 24 meses pagados por adelantado | Puedes partir chico y crecer, o salirte |
| Exportar tu historial requiere pedírselo al proveedor | Exportas tus datos tú, cuando quieras |
Comparar precios de lista entre modelos distintos no dice nada. Lo que sirve es proyectar el costo a dos años con tu propio crecimiento.
Por usuario
Le sirve a: Equipos internos chicos y estables.
Ojo con: Se dispara cuando necesitas que supervisores, turnos o contratistas entren al sistema.
Por activo
Le sirve a: Operaciones con pocos equipos de alto valor.
Ojo con: Castiga justo cuando el inventario crece, que es cuando más necesitas el software.
Por instalación o sitio
Le sirve a: Multi-sitio con carga pareja por local.
Ojo con: Poco eficiente si tienes sitios muy chicos junto a sitios muy grandes.
Por plan con límites
Le sirve a: Quien quiere saber el costo por adelantado.
Ojo con: Hay que revisar qué pasa al pasarse del límite: aviso, bloqueo o cobro automático.
¿Cuál es la diferencia entre GMAO y CMMS?
Ninguna práctica: son el mismo concepto. GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador) es el término en español y CMMS (Computerized Maintenance Management System) es el equivalente en inglés. Vas a ver ambos usados indistintamente por los proveedores.
¿Qué diferencia hay entre un GMAO y un software de Facility Management?
El GMAO se centra en el activo y su mantenimiento: equipos, pautas, órdenes de trabajo e historial. El software de Facility Management es más amplio e incluye la operación del inmueble: ocupantes, espacios, servicios y proveedores. En la práctica se solapan bastante, y varias plataformas cubren ambos. Lo importante es partir por el problema que más te duele hoy.
¿Cuánto cuesta un software GMAO en Chile?
Los modelos de cobro más comunes son por usuario, por activo, por instalación o por plan con límites. Un equipo chico suele partir en el rango de unas pocas UF al mes, y las operaciones multi-sitio con miles de activos se cotizan a medida, muchas veces con un costo de implementación aparte. Más que el precio de lista, compara el costo total a dos años incluyendo implementación, carga de datos y usuarios adicionales.
¿Cuánto demora implementar un GMAO?
Depende casi por completo de la carga inicial de activos, no del software. Con un inventario ordenado en planilla, una operación chica puede estar cerrando órdenes en días. Sin inventario levantado, el proyecto se mide en meses y el cuello de botella es el trabajo de terreno, no la configuración.
¿Necesito integrarlo con mi ERP?
Rara vez al principio. La integración con ERP tiene sentido cuando el volumen de órdenes de compra y facturación de mantención justifica el proyecto. Partir con el GMAO operando de forma independiente y evaluar la integración después suele ser más rápido y más barato que condicionar el arranque a un desarrollo.
¿Sirve un GMAO si tercerizo toda la mantención?
Sí, y es justamente donde más se nota. Si no ejecutas tú, tu valor está en controlar: qué se pidió, cuándo llegó el proveedor, si cumplió la pauta, cuánto cobró y cómo se compara con los demás. Un GMAO orientado a contratistas te da esa trazabilidad, que en planillas simplemente no existe.
Software GMAO / CMMS de Zepro
Cómo resolvemos nosotros cada uno de estos criterios.
GMAO para retail multi-sitio
Decenas de locales, un equipo chico y proveedores por región.
Mantención industrial y de plantas
Activos críticos, pautas exigentes y contratistas acreditados.
Facility Management para edificios
Cuando además del activo administras el inmueble y sus ocupantes.
Agenda 30 minutos y evalúa Zepro con la lista de arriba en la mano. Si en algún criterio no somos la mejor opción para tu operación, te lo decimos.