Tickets que entran por QR desde cada tienda, proveedores asignados por región y especialidad, preventivo que se replica solo a toda la red y una calificación de cada proveedor después de cada trabajo.
El problema del retail no es técnico, es de dispersión. Un solo local se administra por WhatsApp sin drama. Cuarenta locales con equipos parecidos, proveedores distintos y un equipo central de dos personas es otra cosa.
El jefe de local reporta por WhatsApp
La falla llega como audio al grupo, alguien la anota, alguien llama al proveedor. Dos semanas después nadie sabe si se arregló ni cuánto costó.
Un proveedor distinto en cada región
Coordinar clima en Antofagasta, refrigeración en Concepción y electricidad en Santiago desde una planilla significa perseguir a diez contactos por correo.
El preventivo se hace cuando alguien se acuerda
Con 40 locales, el calendario de mantenimiento preventivo en Excel deja de cumplirse el segundo mes. Las fallas caras aparecen después.
No sabes qué proveedor cumple
Sin un registro de plazos y calidad por trabajo, los contratos se renuevan por costumbre y no por desempeño.
Las mismas funciones de un GMAO, ordenadas para una operación repartida en muchos sitios.
Tickets desde tienda, sin cuentas
Un QR pegado en la sala de máquinas o en la trastienda. El jefe de local escanea, describe la falla, adjunta foto y el ticket entra al sistema con su local ya identificado. Sin app, sin login, sin capacitación.
Proveedores asignados por zona y especialidad
Cada proveedor queda cargado con su especialidad y su cobertura. Al abrirse una OT en un local, se asigna a quien corresponde y este la recibe por correo con un enlace para ejecutarla y cerrarla.
Preventivo replicado a todos los locales
Defines la pauta una vez por tipo de equipo y se aplica a los 40 locales con la frecuencia que fijes. Las órdenes se generan solas, ya asignadas.
Historial por local y por equipo
Cada orden queda asociada a su local y a su equipo. Sabes cuál se rompe todos los meses antes de decidir si se repara otra vez o se reemplaza.
Evaluación comparada de proveedores
Al cerrar el trabajo, quien recibió lo califica. Con el tiempo tienes un ranking real por tiempo de respuesta y calidad, no una impresión.
Vista por local y vista consolidada
El encargado ve lo suyo, tú ves los 40 locales en una pantalla: qué está abierto, qué se pasó del SLA y qué orden lleva días detenida.
Viernes, 10:40 · el local reporta
La jefa de local de Viña escanea el QR de la vitrina refrigerada, escribe "no enfría" y adjunta una foto del display. El ticket entra con local, equipo y hora.
10:41 · se asigna solo
El sistema identifica que es refrigeración en la Región de Valparaíso y propone al proveedor con esa especialidad y cobertura. Se envía la orden por correo.
15:20 · el técnico ejecuta
Abre el enlace desde el celular, completa la pauta de refrigeración, sube fotos del antes y después y registra el repuesto usado.
15:35 · cierre con respaldo
Se genera el acta en PDF con checklist y fotos. La jefa de local firma en el mismo celular del técnico y califica el servicio.
Fin de mes · la decisión
Ese equipo acumula tres intervenciones en el año. El reporte por activo lo muestra sin que nadie lo busque, y la conversación pasa de "arreglarlo de nuevo" a "reemplazarlo".
Una referencia para armar el plan preventivo de una cadena. Las frecuencias marcadas como obligatorias vienen de la norma chilena; el resto es práctica habitual y manda el manual del fabricante.
| Equipo | Qué se hace | Frecuencia | ¿Obligatoria? |
|---|---|---|---|
| Climatización y ventilación | Limpieza de filtros; mantención completa del equipo | Filtros mensual a trimestral; mantención semestral | El D.S. 594 exige ventilación adecuada en todo momento, no una frecuencia |
| Vitrinas y cámaras refrigeradas | Control de temperatura; limpieza de condensador y sellos | Temperatura a diario en el local; condensador trimestral | Práctica habitual |
| Extintores | Revisión, control y mantención preventiva | Al menos una vez al año | Obligatoria (D.S. 594) |
| Instalación de gas (cocinas, patio de comidas) | Inspección periódica | Según el proceso de inspección de la SEC | Obligatoria en locales comerciales |
| Ascensores y escaleras mecánicas | Mantención y certificación | Mantención mensual; certificación cada 1 o 2 años | Obligatoria (Ley 20.296) |
| Grupo electrógeno | Prueba de funcionamiento con carga | Mensual | Práctica habitual |
| Puertas automáticas y cortinas metálicas | Revisión de sensores, motores y mecanismos | Semestral | Práctica habitual |
| Tableros eléctricos e iluminación | Inspección y reapriete de conexiones | Anual | Práctica habitual |
Hasta 10 locales
WhatsApp y una planilla todavía alcanzan, si una persona se hace cargo. El riesgo es que esa persona se vaya y se lleve la operación en la cabeza.
De 10 a 40 locales
El equipo central se satura. Hace falta que las fallas entren solas con su local identificado (QR) y que el preventivo genere las órdenes sin que nadie lo recuerde.
Más de 40 locales
Aparecen proveedores por región, plazos que hay que exigir y órdenes que se quedan detenidas sin que nadie lo note. Ahí pesan el SLA con escalamiento, la calificación de proveedores y la carpeta de arranque para los contratistas.
¿Sirve si cada local tiene proveedores distintos?
Es justamente el caso para el que está pensado. Cada proveedor se carga con su especialidad y su zona de cobertura, y las órdenes se le asignan según el local donde ocurre la falla. No necesitas un proveedor nacional único para ordenar la operación.
¿El jefe de local necesita una cuenta?
No. Los reportes entran por QR sin login: escanea, describe la falla, adjunta foto y listo. Si quieres que además vea el estado de lo que reportó, puedes darle acceso, pero no es requisito para que el sistema funcione.
¿Cómo cargo los equipos de todos mis locales?
Con carga masiva desde planilla. Si tu inventario está en un Excel con local, tipo de equipo, marca y modelo, esa es la base. En los planes superiores la carga viene asistida.
¿Los contratistas tienen que pagar licencia?
No. Los proveedores externos operan desde un enlace por token: reciben la orden, adjuntan evidencia y la cierran sin crear cuenta ni ocupar una licencia de tu plan.
¿Sirve si mis locales están dentro de un mall?
Sí. Los centros comerciales suelen pedir la documentación del contratista antes de dejarlo trabajar en el local. Con la carpeta de arranque, el proveedor sube esa documentación desde su portal antes de iniciar, y tu equipo la tiene a mano cuando la administración del mall la pide.
¿Cuánto demora implementarlo en toda la red?
Días, no meses. Lo que más tiempo toma es levantar el inventario de equipos. Conviene partir por los equipos críticos de cada local (refrigeración, clima) y pegar los QR desde el primer día, para que las fallas dejen de llegar por WhatsApp.
¿Cuánto cuesta para una cadena de locales?
Los planes de Facility Management van por cantidad de instalaciones: FM Starter hasta 5 locales (3 UF + IVA al mes) y FM Pro hasta 20 (7 UF + IVA al mes). Sobre 20 locales corresponde el plan Industrial, que se cotiza por bloques de órdenes de trabajo en la calculadora de la página de precios.
¿Puedo ver qué está pendiente en cada local?
Sí. Cada orden de trabajo queda asociada a su local, y la lista se filtra por sitio para ver lo abierto, lo vencido y lo cerrado de cada uno.
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